El documento de control administrativo acompaña desde 2013 a cada envío del transporte público de mercancías por carretera. Lo que cambia ahora es su soporte: el papel deja de ser una opción y el documento debe ser electrónico. Para la mayoría de las empresas el contenido sigue siendo el mismo; lo que se transforma es la forma de generarlo, entregarlo al conductor y conservarlo.
Qué es el documento de control
La Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, regula el documento de control exigible en los transportes públicos de mercancías por carretera, que debe formalizarse para cada envío y llevarse a bordo del vehículo. Están obligados a formalizarlo tanto el transportista efectivo, titular de la autorización con la que se realiza materialmente el transporte, como el cargador contractual, que es quien contrata directamente con él, sea el cargador efectivo, otro transportista, una agencia, un transitario o un operador logístico.
Su contenido mínimo está en el artículo 6 de la orden: identificación del cargador contractual (nombre, NIF y domicilio) y del transportista efectivo (nombre y NIF), origen y destino del envío, naturaleza y peso de la mercancía, autorización especial de circulación cuando se requiera, fecha del transporte y matrícula del vehículo, incluida la del remolque o semirremolque. Las partes pueden añadir observaciones o reservas.
La orden excluye, entre otros, los transportes que no requieren autorización, las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y los servicios de paquetería con pocos bultos manipulables por una sola persona. Y admite que una carta de porte u otro documento de transporte haga las veces de documento de control si contiene todos los datos del artículo 6.
Desde cuándo es obligatorio el formato electrónico
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible establece que el documento de control «deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley». La ley se publicó en el BOE el 4 de diciembre de 2025 y entró en vigor al día siguiente, por lo que la obligación es exigible desde el 5 de octubre de 2026.
La obligación alcanza a los transportes interiores, incluidas las operaciones de cabotaje en territorio español. Los transportes internacionales siguen utilizando los documentos de control previstos en los convenios suscritos por España.
Cómo debe ser el DeCA
Las características técnicas las fija la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE el 12 de junio, que sustituye a la de 22 de mayo de 2023. Sus requisitos principales son estos:
- Generación previa al servicio. El documento debe crearse antes del inicio efectivo del transporte, y la aplicación ha de registrar la fecha y hora de creación y de cualquier modificación.
- Formato PDF nativo digital, de no más de 5 MB. No vale escanear o fotografiar un documento en papel.
- Código QR y dirección web propia. Cada DeCA tiene una URL única, con protocolo seguro (https), que debe descargar directamente el PDF, sin contraseñas ni pasos intermedios, al menos durante el servicio. La descarga puede desactivarse siete días después de que este concluya.
- Copia al conductor antes de iniciar el servicio, en el móvil o impresa, siempre con el código QR. En un control basta con mostrar el DeCA con su QR, o solo el QR. Las anotaciones manuscritas sobre una copia en papel no se tienen en cuenta.
- Modificaciones trazables. Si cambian los datos durante el servicio, se actualiza el mismo PDF dejando constancia de los datos anteriores y del motivo, o se genera uno nuevo conservando el original. En ambos casos el conductor debe recibir la versión vigente.
- Conservación durante al menos un año por el cargador contractual y por el transportista efectivo. Si lo genera uno de ellos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año.
La firma no es obligatoria, porque la orden no la exige. Pero si el documento se usa además con finalidad contractual y se firma, debe emplearse al menos una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS. La resolución admite también agrupar varios envíos en un mismo DeCA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo coinciden, utilizar el formato de otros documentos de transporte (carta de porte, documento ADR, documento de identificación de residuos) siempre que recojan todos los datos exigidos y distingan expresamente a cargador contractual y transportista efectivo, y cumplir la obligación mediante el esquema del Reglamento (UE) 2020/1056 sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías (eFTI).
Quién responde
Según el artículo 7 de la orden, cargador contractual y transportista efectivo responden de no formalizar el documento y de que no vaya a bordo, aunque el cargador queda exento si prueba que lo emitió. El cargador responde de la exactitud de los datos de las partes, del origen y destino y de la mercancía; el transportista, de la autorización especial, la fecha y la matrícula. En la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, la carencia o falta de datos esenciales de la documentación de control es infracción grave (artículo 141.17), en la que incurren también las empresas que no velan por que sus conductores dispongan, en papel o en formato electrónico, de la documentación obligatoria.
Qué conviene revisar
La adaptación es sobre todo organizativa. Conviene que cargadores y transportistas acuerden quién genera el documento y en qué sistema, que comprueben que la herramienta cumple los requisitos de la resolución y que el conductor recibe el DeCA antes de salir, y que revisen sus contratos y condiciones de carga para que el reparto de esta obligación quede claro. En el despacho podemos acompañarle en esa revisión y, si llega a producirse, en la defensa frente a un expediente sancionador.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el documento de control electrónico?
Desde el 5 de octubre de 2026. La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, entró en vigor el 5 de diciembre de 2025 y fijó que el documento de control sería necesariamente digital a los diez meses (disposición transitoria octava).
¿Quién debe emitir el DeCA, el cargador o el transportista?
La orden obliga a ambos, cargador contractual y transportista efectivo, a formalizarlo. Pueden acordar quién lo genera; si lo hace uno, el otro debe poder descargarlo durante al menos un año.
¿Sirve un PDF escaneado o una foto del albarán?
No. El DeCA debe ser un PDF generado de forma nativa digital a partir de los datos de la aplicación, con un código QR que enlace a su dirección web. Los escaneos y las imágenes de documentos en papel no son válidos.
¿Puede utilizarse la carta de porte como DeCA?
Sí, siempre que se emita en formato electrónico conforme a la resolución, incluya todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 e identifique de forma expresa al cargador contractual y al transportista efectivo.
¿Afecta al transporte internacional?
No. La obligación se refiere a los transportes interiores, incluido el cabotaje en España. El transporte internacional sigue documentándose conforme a los convenios suscritos por España.
¿Qué ocurre si el conductor no lleva el DeCA en un control?
La carencia de la documentación de control es infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT. Responden el cargador contractual y el transportista efectivo, aunque el cargador queda exento si prueba que emitió el documento.
José Moreno Asencio, abogado de Vectura Abogados y Consejero de Seguridad ADR. Despacho especializado en Derecho del transporte de mercancías por carretera, con sede en Sevilla y Madrid.