Qué obliga a registrar la jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. El sistema se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Los registros se conservan durante cuatro años y han de estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. A ello se suma el artículo 35.5 del mismo texto, que para el cómputo de horas extraordinarias exige registrar la jornada día a día y entregar copia del resumen con el recibo de salarios.
En el transporte por carretera existe además una obligación específica: el artículo 10 bis.5 del Real Decreto 1561/1995, sobre jornadas especiales de trabajo, hace responsable al empresario de llevar un registro del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles, conservarlo al menos tres años y facilitar copia al conductor que la solicite. En las consultas realizadas al BOE a fecha de este artículo no consta ninguna reforma publicada de estos preceptos.
Por qué el tacógrafo no es, por sí solo, el registro de jornada
El tacógrafo responde a una finalidad de seguridad vial y control de los tiempos de conducción y descanso. El Reglamento (UE) 165/2014 (artículo 34.5) obliga al conductor a accionar el selector para distinguir cuatro situaciones: conducción, «otro trabajo», disponibilidad y pausa o descanso. El Reglamento (CE) 561/2006 define esas categorías a efectos de los tiempos de conducción.
La legislación laboral, en cambio, distingue entre tiempo de trabajo efectivo y tiempo de presencia. Según el artículo 8 del Real Decreto 1561/1995, el primero comprende la conducción y los trabajos auxiliares relacionados con el vehículo o la carga; el segundo, el tiempo a disposición del empresario sin prestar trabajo efectivo (esperas, averías, comidas en ruta y similares). Las horas de presencia no computan para la jornada máxima ni para el límite de horas extraordinarias, no pueden exceder de veinte horas semanales de promedio mensual y se retribuyen, salvo compensación con descanso, con un salario no inferior al de la hora ordinaria. El artículo 10 precisa, por ejemplo, que en las esperas de carga o descarga las dos primeras horas son de presencia y la tercera y siguientes, de trabajo efectivo, salvo que su duración previsible se conozca de antemano en los términos del convenio.
Las categorías no coinciden de forma automática: el «otro trabajo» o la «disponibilidad» del tacógrafo pueden corresponder a tiempo efectivo o de presencia según lo que realmente haya hecho el conductor y lo que disponga el convenio aplicable.
Cómo valoran los tribunales el tacógrafo como prueba
La jurisprudencia no ofrece una respuesta única, y la valoración depende de cada caso:
- Algunas Salas consideran que la descarga del tacógrafo, sin un dictamen pericial que deslinde tiempos efectivos, de presencia y de descanso, no basta para acreditar horas extraordinarias (STSJ de la Comunidad Valenciana de 17 de enero de 2023, rec. 1428/2022, ECLI:ES:TSJCV:2023:2274).
- Otras admiten el tacógrafo como sistema objetivo y fiable de registro en trabajadores móviles. El Tribunal Supremo inadmitió el recurso de casación para la unificación de doctrina contra una sentencia del TSJ de Cataluña que seguía ese criterio, por falta de contenido casacional (ATS de 12 de noviembre de 2024, rec. 1624/2024, ECLI:ES:TS:2024:13827A).
- Cuando consta que el conductor registró como «otros trabajos» tiempos de espera en carga y descarga en los que no intervenía, se ha negado que constituyan exceso de jornada (STSJ de La Rioja de 20 de mayo de 2026, rec. 59/2026, ECLI:ES:TSJLR:2026:208).
Sobre la carga de la prueba, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea declaró que los Estados deben imponer un sistema «objetivo, fiable y accesible» de cómputo de la jornada diaria (sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, CCOO, ECLI:EU:C:2019:402). El Tribunal Supremo ha precisado después las consecuencias de no llevar el registro del artículo 34.9 (STS 1772/2026, de 15 de abril de 2026, rcud 674/2025, ECLI:ES:TS:2026:1772): si no hay un horario fijo y prefijado, corresponde al empresario probar la jornada realizada y, a falta de prueba suficiente, puede darse por cierta la alegada por el trabajador con suficiente precisión; si existe un horario predeterminado conocido por ambas partes, el trabajador ha de aportar indicios de los excesos para que la carga se desplace a la empresa. En el transporte, donde los horarios rara vez son fijos, ese criterio hace especialmente relevante contar con un registro fiable.
Prevenciones recomendables para la empresa
El objetivo de estas medidas es que el registro refleje la realidad, de modo que las horas efectivamente trabajadas se reconozcan y retribuyan y que las reclamaciones sin fundamento puedan contrastarse con datos objetivos:
- Registro de jornada propio y fiable, organizado conforme al artículo 34.9 ET, distinto del tacógrafo pero conciliado periódicamente con sus datos.
- Instrucciones escritas sobre el uso del selector de actividades, la inserción de la tarjeta desde que el conductor se hace cargo del vehículo y las entradas manuales. El artículo 33 del Reglamento 165/2014 exige formación, instrucciones y comprobaciones periódicas, y prohíbe incentivar el uso indebido del aparato.
- Descarga en plazo: como máximo cada 28 días los datos de la tarjeta de conductor y cada 90 días los de la unidad del vehículo (Reglamento (UE) 581/2010), conservando los datos descargados al menos doce meses (artículo 10.5 del Reglamento 561/2006). Dado que el registro de jornada se conserva cuatro años, es prudente conservar durante ese mismo plazo las descargas que lo soportan.
- Validación periódica por el conductor de su registro, con posibilidad real de formular observaciones.
- Detección y corrección documentada de incoherencias entre tacógrafo, registro, rutas y albaranes, dejando constancia de la explicación y de la conformidad o discrepancia del trabajador.
- Tratamiento expreso del tiempo de presencia: identificarlo según el convenio aplicable, informar al conductor de las esperas previsibles cuando proceda y retribuirlo o compensarlo con descanso.
- Cómputo del trabajo para otros empleadores, solicitado por escrito conforme al artículo 10 bis.3 del Real Decreto 1561/1995.
- Conservación ordenada de la prueba: registros firmados, descargas, instrucciones entregadas, cuadrantes y comunicaciones, disponibles con facilidad ante una reclamación o una inspección.
En síntesis
El tacógrafo es una fuente valiosa, pero no sustituye a un registro de jornada que distinga con claridad tiempo efectivo y tiempo de presencia. Un sistema bien organizado protege al mismo tiempo los derechos del conductor y la posición de la empresa. Vectura Abogados asesora a empresas de transporte en la organización de estos registros y en la defensa frente a reclamaciones de cantidad del sector.
Preguntas frecuentes
¿El tacógrafo sirve como registro de jornada?
No de forma automática. El tacógrafo registra conducción, otros trabajos, disponibilidad y descanso con fines de seguridad vial, mientras que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 10 bis.5 del Real Decreto 1561/1995 exigen un registro del tiempo de trabajo. Lo recomendable es llevar un registro propio conciliado con los datos del tacógrafo.
¿Bastan los datos del tacógrafo para probar horas extraordinarias?
Depende del caso. Algunos tribunales exigen un dictamen pericial que distinga tiempo efectivo, de presencia y de descanso, y otros aceptan el tacógrafo como sistema objetivo y fiable; también se ha negado valor a tiempos registrados como otros trabajos que eran en realidad esperas.
¿Quién debe probar las horas extra si la empresa no tiene registro de jornada?
Según la STS de 15 de abril de 2026 (rcud 674/2025), si no existe un horario fijo prefijado corresponde a la empresa probar la jornada realizada. Si existe un horario predeterminado conocido, el trabajador debe aportar indicios de los excesos para que la carga se desplace al empresario.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
El registro de jornada del artículo 34.9 ET, cuatro años; el registro del tiempo de trabajo de los trabajadores móviles, al menos tres años; y los datos descargados del tacógrafo, al menos doce meses. Por coherencia, es prudente conservar las descargas tanto tiempo como el registro de jornada al que dan soporte.
¿Qué puede hacer la empresa para prevenir reclamaciones infundadas?
Llevar un registro de jornada fiable y conciliado con el tacógrafo, dar instrucciones escritas sobre el uso del selector y de la tarjeta, descargar los datos en plazo, someter el registro a la validación periódica del conductor y documentar la corrección de incoherencias. Todo ello con el fin de que el registro refleje la jornada real.
José Moreno Asencio, abogado de Vectura Abogados y Consejero de Seguridad ADR. Despacho especializado en Derecho del transporte de mercancías por carretera, con sede en Sevilla y Madrid.